4 tiêu chí bạn cần chú ý khi thuê máy photocopy
1. Trường hợp nào bạn nên thuê máy photocopy
Thông thường doanh nghiệp, văn phòng thường tìm kiếm dịch vụ cho thuê máy photocopy trong những trường hợp như:
+ Có nhu cầu về máy photocopy như cho văn phòng, công ty, nhưng số lượng bản in không quá nhiều, nhu cầu sử dụng chi ở múc cơ bản.
+ Có mong muốn thuê máy photocopy để tiết kiệm nguồn vốn, dễ dàng quản lý về máy cũng như phát sinh về chi phí bảo trì bảo dưỡng, sửa chữa máy, ...
+ Thời gian cần sử dụng máy photocopy ngắn, khoảng dưới 3 năm.
>>> So sánh thực tế: Nên mua hay thuê máy photocopy?
2. 4 tiêu chí cần xem xét khi thuê máy photocopy
· Xem xét nhu cầu sử dụng máy photocopy thực tế
Đầu tiên, để việc thuê máy photocopy hiệu quả nhất thì bạn phải nắm rõ được nhu cầu sử dụng của doanh nghiệp mình. Điều này rất quan trọng, nó giúp bạn thuê máy đúng với mục đích, không có nhiều chức năng dư thừa sẽ tiết kiệm thời gian và chi phí không cần thiết. Nghiên cứu nhu cầu kỹ lưỡng, bạn tránh mất nhiều thời gian khi chọn máy, thuê được ngay một chiếc máy đúng với mong muốn một cách nhanh chóng.
Để xác định được nhu cầu sử dụng máy photocopy, bạn có thể đưa ra các list câu hỏi và sau đó hãy cố gắng tự trả lời theo tình trạng thực tế của doanh nghiệp mình.
- Doanh nghiệp bạn cần máy photocopy trắng đen hay màu?
Hiện nay trên thị trường có hai loại máy photocopy là loại trắng đen và loại màu. Máy trắng đen là máy in chỉ sử dụng duy nhất một loại mực đen. Máy sẽ hỗ trợ người dùng một cách nhanh chóng khi in tài liệu hoặc in những những hình ảnh không đòi hỏi về màu sắc. Và loại máy photo màu thì ngược lại. Hiển nhiên rằng, giá thuê máy khi có bản in màu sẽ cao hơn đối với bản in đen trắng cơ bản.
- Nhu cầu Scan của công ty bạn như thế nào?
Câu hỏi được đặt ra là mức độ số hóa tài liệu của công ty bạn như thế nào? Vì có thiết bị hỗ trợ scan rất mạnh tới 180 ảnh/phút, nhưng các sản phẩm thông thường scan dưới 80 ảnh/phút. Giải đáp được câu hỏi này cũng góp phần giúp bạn chọn được máy phù hợp tránh dư thừa công suất, lãng phí tài nguyên.
- Trung bình một tháng bạn cần in bao nhiêu bản?
Nhu cầu sử dụng máy rất khác giữa việc bạn sử dụng dưới 2.000 bản/ thàng và 20.000 bản/ tháng. Nếu bạn chưa biết được cách để định lượng được thông tin này, bạn có thể dùng 1 trong 3 cách sau đây và lưu ý rằng, con số trả lời không cần quá chi tiết, bạn chỉ cần ước lượng giao động trong khoảng nhất định là được:
+ Trường hợp bạn đã có máy photo, hãy xem bộ đếm trên thiết bị để biết tổng số bản sao và in.
+ Trường hợp bạn in và photo văn bản ở các cửa hàng ngoài, hãy lưu lại hóa đơn số lượng để tổng hợp cuối tháng.
+ Theo dõi cập nhật lượng giấy nhập hàng tháng cũng là một cơ sở để đo lường hiệu quả.
Ngoài ra, bạn có thể đặt thêm nhiều câu hỏi dựa trên kinh nghiệm thực tế của mình. Qua đó bạn sẽ tổng hợp được cho mình một bảng nhu cầu chi tiết rất hữu ích trong giai đoạn tiếp theo là lựa chọn máy phù hợp.
· Lựa chọn máy photocopy đa chức năng
Hiện nay trên thị trường các dòng máy photocopy đa chức năng đang phủ sóng mạnh mẽ, rất tiện lợi cho hoạt động văn phòng, doanh nghiệp. Một chiếc máy photocopy tập trung nhiều chức năng của các thiết bị văn phòng khác như: In, photo, scan, fax. Chính vì thế, thay vì phải trang bị nhiều các loại máy thì máy photocopy đa năng vừa tiết kiệm được chi phí vật tư vừa tiết kiệm được diện tích không gian văn phòng. Ngoài chức năng trên thì máy photocopy hiện đại hơn bởi các tính năng khác như tính bảo mật, kết nối wifi, thiết bị di động và in trên được nhiều loại giấy có định lượng, kích cỡ khác nhau. Công nghệ phát triển, để đáp ứng được nhu cầu ngày càng tăng của khách hàng, tại Obox hiện nay cũng luôn cải tiến và cập nhập những dòng máy photocopy mới đa nhiệm hơn.
>>> Thuê máy photocopy, in đa năng màu A3 RICOH MP C6004SP
>>> Thuê máy photocopy, in đa năng đen trắng A3 RICOH MP 4054
· Tìm hiểu trước về những thương hiệu, chủng loại máy photocopy
Sau khi đã xác định được nhu cầu sử dụng và cũng như loại máy có thể đáp ứng các công việc cần có của văn phòng, bạn có thể dễ dàng tìm kiếm những thương hiệu máy có sản phẩm phù hợp. Hiện có nhiều thương hiệu máy photocopy được ưa chuộng rộng rãi tại Việt Nam như: Ricoh, Toshiba, Canon, Sharp, … Bạn nên chọn những model máy thông dụng, dễ sử dụng, dễ thay mực. Bên cạnh lựa chọn model máy đảm bảo chất lượng nhưng cũng phải phù hợp với ngân sách thuê máy của doanh nghiệp.
· Tìm kiếm nhà cung cấp dịch vụ cho thuê máy photocopy uy tín
Hợp tác với một nhà cung cấp dịch vụ thuê máy photocopy uy tín không chỉ giúp doanh nghiệp yên tâm về chất lượng sản phẩm mà còn có thể đáp ứng tốt nhất về các dịch vụ bổ sung đi kèm. Trước khi quyết định chọn thuê đối tác nào thì chúng ta cần xác định rõ chế độ bảo hành, bảo trì máy và những linh kiện máy như thế nào cũng như giá cả, chi phí phát sinh khi thuê máy ra sao.
Tự hào là một đơn vị với bề dày kinh nghiệm trong lĩnh vực dịch vụ cho thuê máy photo Ricoh chính hãng, Obox cam kết sẽ luôn mang đến cho bạn những lựa chọn hoàn hảo nhất.
Dịch vụ thuê máy photocopy trọn gói bao gồm đã bao gồm:
+ Cung cấp các dịch vụ bảo trì, bảo dưỡng trọn đời sản phẩm, cần thiết đảm bảo thiết bị hoạt động tốt.
+ Cung cấp mực, vật tư tiêu hao cho thiết bị.
+ Thay thế phụ tùng linh kiện cần thiết cho việc vận hành tốt của thiết bị.
+ Đáp ứng dịch vụ sau 30 phút.
+ Đổi ngay thiết bị nếu không khắc phục được lỗi sau 48 giờ.
Miễn phí giao hàng và lắp đặt nội thành Hà Nội, Đà Nẵng, Hồ Chí Minh.
Những tiêu chí trên đây mang tính chất tham khảo, bạn có thể áp dụng vào trường hợp thực tế của mình có để chỉnh sửa, bổ sung cho phù hợp với bản thân doanh nghiệp. Nếu bạn đang tìm kiếm đối tác cho thuê máy photocopy liên hệ ngay Hotline/Zalo: 0907 521 222 của Obox để được tư vấn gói cước phù hợp nhất với nhu cầu bạn nhé.
