Máy photocopy văn phòng: So sánh thực tế giữa Thuê và Mua

Ngoài các lý do liên quan tới chi phí, các yếu tố liên quan tới chất lượng dịch vụ tốt hơn, thời gian đáp ứng nhanh hơn, không tốn nhân sự quản lý thiết bị, không có rủi ro phát sinh cũng là điểm mạnh hơn của dịch vụ thuê máy.

Xem nhanh

Nên thuê hay mua máy photocopy văn phòng?

Đối với các doanh nghiệp có nhu ầu in ấn và sao chép nhiều với các văn phòng lớn, lượng nhân sự đông đảo đều sẽ cần có một chiếc máy photocopy màu hoặc đen trắng đa chức năng. Những thiết bị này có nhiều loại và rất đa dạng và nhiều cấu hình khác nhau. Các thiết bị này thường chiếm diện tích mặt sàn lớn, hỗ trợ nhiều loại khổ giấy (A6 - A4 - A3 - A2 - A1 - A0) và định lượng giấy (56 - 160 - 200 - 300gsm), xử lý được khối lượng in ấn lớn và có mức giá khá cao, từ 50 triệu đến 500 triệu hoặc hơn nữa.

Đối với các doanh nghiệp vừa và nhỏ, đó có thể là một khoản ngân sách lớn, đặc biệt trong thời kỳ khủng hoảng kinh tế do đại dịch Covid như hiện nay. Và khoản đầu tư đó thậm chí chưa bao gồm chi phí vận hành của thiết bị như mực, linh kiện, bảo trì và sửa chữa...
Mức giá cao và chi phí bảo trì sửa chữa phát sinh liên tục là điểm mấu chốt để các doanh nghiệp cân nhắc việc sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy, hay còn được gọi là dịch vụ quản lý bản chụp, một dịch vụ cung cấp một gói sản phẩm bao gồm thiết bị - máy photocopy, máy in đa năng và các dịch vụ liên quan đi kèm theo.

Thuê máy photocopy: Obox giới thiệu dịch vụ quản lý bản chụp trọn gói

Bạn có thể thuê máy photocopy theo nghĩa thông thường, nhưng trong suốt thập kỷ qua, ý tưởng cho thuê đã được cải tiến thành một định nghĩa cao hơn: Dịch vụ quản lý bản chụp trọn gói. Dịch vụ này không chỉ cho thuê thiết bị, mà chi phí thuê còn bao gồm cả chi phí mực, bảo trì, sửa chữa, và thậm chí cả giấy in để các doanh nghiệp có được một dịch vụ trọn gói.
Các phần mềm quản lý sử dụng công nghệ AI, big data thậm chí còn đưa các dịch vụ này đi xa hơn nữa, với khả năng quản lý bản chụp tới từng cá nhân và phòng ban, giúp kiểm soát và tiết kiệm chi phí cực lớn - tuỳ thuộc vào nhà sản xuất và đơn vị cung cấp.

Các hình thức ký hợp đồng với photocopy văn phòng

A. Dịch vụ thuê máy photocopy

Thuê máy photocopy mới 100%

Đây là hình thức phổ biến ở các doanh nghiệp nước ngoài, các doanh nghiệp lớn đòi hỏi thiết bị hoạt động cực ổn định, có công nghệ quản lý mới nhất, áp dụng cho một hệ thống nhiều phòng ban, đòi hỏi bảo mật ở mức độ cực cao. Hình thức này tất nhiên, cần phải có nguồn ngân sách lớn, và khách hàng cần ký hợp đồng thuê thiết bị có thời hạn từ 36 tháng tới 60 tháng. Sau thời gian này khách hàng có quyền lựa chọn mua lại thiết bị, tiếp tục hợp đồng với giá rẻ hơn, hoặc thay đổi thiết bị mới bằng hợp đồng mới.

Ưu điểm: Thiết bị hoạt động cực ổn định, trục trặc trong 2 năm đầu tiên sử dụng rất ít, áp dụng các công nghệ tiên tiến nhất, kết nối thiết bị với cloud, đa phòng ban, bảo mật thiết bị cực cao, quản lý chi tiết. Biết và kiểm soát được chi phí hàng tháng.
Nhược điểm: Giá quá cao, hợp đồng 36 - 60 tháng là một trở ngại với các đơn vị có nhu cầu thuê ngắn hạn hơn, không thay đổi thiết bị trong quá trình thuê được.

Thuê máy photocopy đã qua sử dụng

Hình thức phù hợp với đa số các doanh nghiệp vừa và nhỏ, các đơn vị cơ quan nhà nước, công ty vốn trong nước và nước ngoài. Ưu điểm của hình thức này là chi phí thấp hơn thuê máy mới 100%, tiết kiệm tới hơn 50%, thời hạn thuê cam kết tối thiểu chỉ từ 1 tháng trở lên.

Ưu điểm: Giá phù hợp với mọi đối tượng doanh nghiệp. Thiết bị có tốc độ cao (thậm chí cao hơn cả thuê máy mới), chức năng copy - in - scan màu đầy đủ, có thể thay đổi thiết bị trong quá trình sử dụng nếu thiết bị không đáp ứng được nhu cầu hoặc trục trặc nhiều. Biết và kiểm soát được chi phí hàng tháng.
Nhược điểm: Ứng dụng công nghệ mới sẽ ko như thiết bị mới, kết nối gói gọn trong văn phòng hoặc toà nhà, không kết nối quốc tế được.

Một số model phổ biến nhất tại thị trường thuê máy cũ Việt Nam

Đặt máy thu phí bản chụp

Đây là hình thức chỉ áp dụng với các đơn vị có khối lượng sao chụp hàng tháng ổn định từ 30.000 bản chụp/tháng trở lên. Khách hàng sẽ ký hợp đồng và trả phí cho mỗi bản chụp phát sinh với một đơn giá cố định (Ví dụ: 120 vnđ/bản chụp). Hình thức này hiện chỉ áp dụng với máy đã qua sử dụng.

Ưu điểm: Chi phí trên mỗi bản chụp rất rẻ, dễ kiểm soát. Có thể thay đổi, bổ sung thiết bị dễ dàng nếu nhu cầu tăng lên hoặc thiết bị không đáp ứng được. Biết và kiểm soát được chi phí hàng tháng.
Nhược điểm: Phải chụp trên 30.000 bản/tháng mới phù hợp.

B. Mua máy photocopy

Mua máy photocopy mới 100%

Doanh nghiệp bỏ một khoản tiền lớn để đầu tư thiết bị. Thường là thanh toán 1 lần cho bên cung cấp. Trong quá trình sử dụng, khách hàng sẽ cần ký hợp đồng bảo trì, bảo dưỡng sản phẩm với một đơn vị uy tín để đảm bảo thiết bị hoạt động tốt, và mua mực, chi trả chi phí sửa chữa, hỏng hóc phát sinh trong quá trình sử dụng.

Ưu điểm: Khách hàng sở hữu tài sản vĩnh viễn và có thể làm gì tuỳ thích với tài sản của mình. Phù hợp với những khách hàng có lượng sao chụp cực ít, dưới 1.000 trang in/tháng. Chế độ bảo hành tối thiểu 1 năm của đơn vị phân phối hoặc nhà sản xuất, rất an toàn.
Nhược điểm: Cần có người quản lý thiết bị, không thể thay đổi thiết bị khi đã mua, kể cả khi thiết bị không còn phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Khó kiểm soát chi phí sửa chữa và thay thế vật tư linh kiện trong quá trình sử dụng. Thiết bị là tài sản của khách hàng, nhưng tài sản này không có giá trị quy đổi ra tiền mặt, hoặc bị mất giá tới 70% sau 1 năm sử dụng, và theo kinh nghiệm của Obox thì đa số khách hàng không nắm được tình hình sử dụng của thiết bị khi mua máy.

Mua máy photocopy đã qua sử dụng

Cũng tương tự như mua máy photocopy mới, nhưng số tiền bỏ ra thấp hơn nhiều, chỉ khoảng 15 - 50 triệu cho một thiết bị đầy đủ chức năng. Tuy nhiên hình thức này đặt khách hàng vào tình thế rủi ro rất lớn vì sản phẩm đã qua sử dụng, không có bằng chứng, đảm bảo nào bằng văn bản về chất lượng của sản phẩm.

Ưu điểm: Khách hàng sở hữu tài sản vĩnh viễn và có thể làm gì tuỳ thích với tài sản của mình. Giá rẻ.
Nhược điểm: Rủi ro rất lớn về chất lượng sản phẩm. Cần có người quản lý thiết bị, không thể thay đổi thiết bị khi đã mua, kể cả khi thiết bị không còn phù hợp với tình hình kinh doanh thực tế. Khó kiểm soát chi phí sửa chữa và thay thế vật tư linh kiện trong quá trình sử dụng. Thiết bị là tài sản của khách hàng, nhưng tài sản này gần như không có giá trị quy đổi ra tiền mặt, hoặc bị mất giá tới 70% sau 1 tháng sử dụng, và theo kinh nghiệm của Obox thì đa số khách hàng không nắm được tình hình sử dụng của thiết bị khi mua máy. Chế độ bảo hành và thời gian bảo hành phụ thuộc vào uy tín của đơn vị cung cấp, và rất nhiều khách hàng đã tìm tới dịch vụ sửa chữa của Obox để xử lý hậu quả khi mua máy cũ từ 1 đơn vị không uy tín.

Lợi ích của việc thuê máy

Tránh lỗi thời: Nếu cảm thấy thiết bị không đáp ứng được công việc, khách hàng hoàn toàn có thể làm việc với Obox để lựa chọn thiết bị thay thế phù hợp hơn, như chức năng nhiều hơn, quản lý tốt hơn, công suất lớn hơn hoặc giảm đi.
Không cần trả trước khoản lớn - Chi phí trả trước thấp: Nhiều doanh nghiệp dù nhỏ hay lớn đều luôn phải cân đối dòng tiền và giữ tiền mặt của họ để đầu tư và phát triển kinh doanh. Sử dụng dịch vụ thuê máy, khách hàng không phải đầu tư khoản lớn ban đầu, khách hàng chỉ cần thanh toán khoản chi phí hàng tháng gần như cố định và dễ kiểm soát.
Biết và kiểm soát được chi phí hàng tháng - rất đơn giản: Việc quản lý thiết bị diễn ra vô cùng đơn giản và minh bạch. Khách hàng dễ dàng kiểm soát chi phí và tự thống kê được khoản tiền thanh toán cuối tháng, và không cần một cán bộ chuyên dụng quản lý máy, điều này giúp bạn lập ngân sách và kế hoạch kinh doanh dễ dàng hơn.
Không có rủi ro: Do tính linh hoạt, hợp đồng đa dạng và tuỳ biến được, khi thuê máy khách hàng không có rủi ro nào hết.

Và rất nhiều lý do để bạn sử dụng dịch vụ thuê máy

Như vậy, rõ ràng với những khách hàng có nhu cầu sao chụp từ trên 1.000 bản/tháng, phương án thuê máy đã qua sử dụng có ưu điểm gần như tuyệt đối và vượt trội so với phương án mua máy photocopy. Để được tư vấn chi tiết hơn, quý khách hàng vui lòng liên hệ với Hotline Obox: 0907 521 222 để được hỗ trợ nhé.