Những lưu ý khi sử dụng dịch vụ thuê máy photocopy
Dịch vụ thuê máy photocopy là dịch vụ mà khách hàng sẽ ký hợp đồng sử dụng với Obox, và chúng tôi sẽ cung cấp thiết bị phù hợp với nhu cầu sử dụng của văn phòng bạn.
Xem nhanh
Với dịch vụ thuê máy, khách hàng sẽ cần phải thanh toán khoản phí thuê bao hàng tháng, nhưng lại không cần lo lắng về chi phí đầu tư ban đầu, không phải quan tâm về chi phí sửa chữa, hỏng hóc và các vấn đề phát sinh khác trong quá trình sử dụng. Tất cả mọi vấn đề phát sinh liên quan tới chất lượng máy sẽ do Obox chịu trách nhiệm và xử lý.
Về cơ bản, chúng tôi sẽ tư vấn cho bạn để cung cấp được sản phẩm phù hợp nhất với văn phòng bạn, để cả hai bên đạt được hiệu quả công việc tốt nhất và lợi ích lớn nhất cùng nhau. Tuy nhiên một số khái niệm bạn vẫn nên hiểu được để có thể chủ động hơn trong quá trình tư vấn.
Nắm rõ nhu cầu của doanh nghiệp trước khi thuê máy
Các đơn vị thuê máy đều có rất nhiều model máy khác nhau, tốc độ sao chụp thường từ 30 tới 90 trang A4/phút, đầy đủ chức năng Sao chụp - In - Scan Màu, loại máy là máy đa chức năng màu hay đen trắng, đời máy mới hay cũ.
Một số thiết bị phổ biến nhất của chúng tôi
Vậy để xác định được thiết bị nào là phù hợp, bạn cần xác định một số yếu tố sau:
Bạn cần in màu & đen trắng hay chỉ cần máy photocopy đen trắng thôi?
Việc này để tránh trường hợp bạn thuê máy photocopy của Obox rồi mà vẫn phải ra hàng in màu. Bạn cũng lưu ý là máy photocopy màu thì có thể photocopy, in đen trắng với chi phí không khác là mấy so với khi sử dụng máy photocopy đen trắng nhé.
Văn phòng bạn hiện đang sao chụp, in ấn bao nhiêu trang giấy 1 tháng?
Bạn thuê cho bao nhiêu nhân viên sử dụng? Dựa trên lịch sử sao chụp, hoặc dự kiến tương lai sắp tới. Với thông tin này Obox sẽ tư vấn cho bạn dòng máy phù hợp nhất, và số lượng máy phù hợp nhất.
Nhu cầu Scan của bạn có lớn không?
Với nhu cầu số hoá tài liệu trong những năm gần đây, một số đơn vị mà Obox đang cung cấp dịch vụ có nhu cầu số hoá tài liệu, scan tài liệu rất lớn, và đây là vấn đề một số dòng máy Photocopy đời mới có thể giải quyết cực tốt với bộ nạp đảo bản gốc kép SPDF, như RICOH MP C4503, MP 4054 tốc độ Scan lên tới 180 ảnh/phút, hoặc MP 6503, MP 7503 tốc độ Scan lên tới 220 ảnh/phút.
Thời gian thuê dự kiến là bao lâu?
Dịch vụ thuê máy rất linh hoạt với thời gian thuê có thể chỉ từ 1 ngày cho tới 2 năm. Tất nhiên, hợp đồng có thời gian càng dài thì ưu đãi càng lớn. Đối với các hợp đồng thuê máy có thời hạn dưới 6 tháng, quý khách hàng sẽ cần thanh toán một số phụ phí liên quan lới lắp đặt, vận chuyển.
Các vấn đề cần quan tâm đối với đơn vị cung cấp
Mức giá thuê bao nhiêu là hợp lý
Tuỳ theo nhu cầu sử dụng đã được xác minh thông qua loại thiết bị, số lượng sao chụp, in, scan hàng tháng, Obox sẽ tư vấn cho bạn thiết bị phù hợp, thông thường có giá thuê bao từ 800,000 đ/tháng cho tới 3,000,000 đ/tháng.
Quyền lợi của khách hàng khi thuê máy
Quyền lợi, trách nhiệm của bên thuê máy sẽ được thể hiện rất rõ ràng trong bản hợp đồng ký giữa Obox và khách hàng. Trong đó bao gồm: Khách hàng sẽ được hỗ trợ toàn bộ các vấn đề phát sinh trong quá trình sử dụng thiết bị mà không phải chi trả thêm chi phí Mực, sửa chữa nào khác.
- Không phải chi trả phí Mực, phí sửa chữa, bảo dưỡng thiết bị.
- Được hỗ trợ kỹ thuật trong vòng 2 giờ đồng hồ, bằng các phương pháp trực tuyến (Zalo, teamviewer, ultraviwer...) hoặc trực tiếp bởi các chuyên gia, kỹ thuật viên của Obox.
- Được yêu cầu đổi máy miễn phí khi thiết bị không đáp ứng được nhu cầu sử dụng, do trục trặc quá nhiều trong quá trình hoạt động.
Cách tính và cơ sở thanh toán hàng tháng
Các dòng máy cho thuê mà Obox đang cung cấp đều có bộ công tơ đếm số bản chụp. Cũng tương tự như cách tính số công tơ điện, đại diện của chúng tôi sẽ làm việc với đại diện bên khách hàng, cùng nhau chốt số đầu tháng và cuối tháng, sau đó dự trên số liệu đã xác minh, với sự thống nhất giữa hai bên, Obox sẽ gửi đề nghị thanh toán và hoá đơn thanh toán tới khách hàng.
